Poste permanent à temps plein

Description de tâches

Le/La secrétaire-réceptionniste assurera l’accueil général de l’entreprise et la réception téléphonique.  La personne aura à collaborer étroitement avec la direction générale et le service des ressources humaines.  Le classement, la préparation de documentation et l’archivage sont au quotidien.

Volet Secrétariat

• Accueillir les visiteurs et assurer la réception téléphonique ;
• Gérer le courrier, la réception et les envois postaux ou autres (Dicom, Purolator, autres), traiter et distribuer toute la correspondance ;
• Gérer les boîtes de courriels, les groupes de courriels, les réservations des salles de conférence ;
• Effectuer les commandes de papeterie, les commandes en ligne et l’approvisionnement de la salle à diner ;
• Préparer, rédiger et corriger des documents, effectuer la mise en page, production de plusieurs documents en lien avec la gestion de projet ;
• Classement général à l’administration, les ressources humaines et la direction générale ;
• Préparer et mettre à jour les différents tableaux de suivi (suivi administratif, base de données, outil de planification) ;
• Apporter un support quotidien à la direction générale, à l’administration, au service des ressources humaines et aux gérants de projets ;
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par ses supérieurs.

Volet Administration

• Réaliser les ouvertures de comptes fournisseurs ;
• Faire les encaissements bancaires (dépôt de chèques) ;
• Faire le classement des comptes de dépenses ;
• Jumeler les factures associées avec les relevés de crédit ;
• Numérisation et nomination des bons de livraison (M-Files) ;
• Collaborer à la gestion des véhicules (cédule des rendez-vous pour l’entretien des véhicules) ;
• En collaboration avec les TI, transmettre les codes d’alarme des bâtiments aux nouveaux employés concernés ;
• Faire le lien avec les ressources d’entretien du bâtiment.

Compétences requises

• Expérience 2 ans minimum
• Excellent français parlé et écrit
• Maîtrise des logiciels de la suite Office, Word, Excell, Outlook et autres logiciels
• Expérience dans une entreprise de la construction (un atout)
  

Formations requises

• DEP en secrétariat ou AEC Bureautique